O ile nie jesteś przedstawicielem Google’a, Facebooka, trenerem polskiej reprezentacji piłkarskiej, wygadanym politykiem, Tonym Starkiem* lub bohaterem skandalu obyczajowego ciężko Ci będzie zrobić konferencję prasową, na którą dziennikarze będą walić drzwiami i oknami.

Jeśli jednak skorzystasz z naszych porad, jest szansa, że przedstawiciele mediów pojawią się na Twoim wydarzeniu (przynajmniej połowa z nich).

Na skróty:

• [wskazówki 1-3] Czy konferencja prasowa jest potrzebna twojej firmie?
• [4-6] Od czego zacząć planowanie konferencji prasowej?
• [7-9] Co wziąć pod uwagę przy wyborze miejsca?
• [10-13] Kogo i jak zaprosić na wydarzenie, aby przynajmniej połowa gości przyszła?
• [14-16] Jaki przebieg powinna mieć konferencja?
• [17-18] O czym pamiętać po konferencji?
  
  

Czy konferencja prasowa jest potrzebna twojej firmie?

1. Przekonaj siebie i zarząd, że (nie) warto organizować spotkania z mediami

W większości przypadków nie ma sensu robić konferencji prasowej.

Dziennikarze - szczególnie mediów elektronicznych - mają coraz mniej wolnego czasu, by bywać na takich spotkaniach. Zwołanie spotkania prasowego z błahego powodu tylko zirytuje dziennikarzy i sprawi, że wynajęty lokal będzie świecił pustkami. I do tego przepalisz budżet, który mógłby zostać wykorzystany bardziej efektywnie.

Zależy Ci na uzyskaniu publikacji w gazetach, materiale w telewizji i radiu - konferencja wcale Ci tego nie zagwarantuje. Zastanów się, po co chcesz zrobić takie wydarzenie. Czy chcesz osobiście poznać kogoś z dziennikarzy? Czy masz taki temat, który musisz przedstawić osobiście, by np. przekazać wszystkie niuanse?

Jeśli uważasz, że możesz zaoferować mediom naprawdę coś wartościowego, przejdź do punktu 2., aby zweryfikować swoje przypuszczenia.
 

2. Skonsultuj temat z... dziennikarzami

Media interesuje temat na czasie, kontrowersyjny, nowatorski lub prestiżowy.

Zapraszając dziennikarzy daj im gwarancję, że pojawiając się osobiście na konferencji otrzymają informacje, których w inny sposób nie zdobędą (albo będzie to trudne i czasochłonne).

Dziennikarzom zależy na otrzymywaniu informacji na wyłączność lub wcześniej przed innymi.  Czasem lepszym rozwiązaniem niż konferencja może okazać się kontakt telefoniczny z wybranymi dziennikarzami, którym wcześniej przedstawisz temat.

Chcesz lepiej zrozumieć specyfikę pracy z dziennikarzami i influencerami, przeczytaj te teksty:

• Największe grzechy polskiego PR-u, przez które firmy tracą szanse na promocję
• O naprawianiu “R” w public relations
• 7 sposobów, jak wypromować wydarzenie [case study Smogathonu]
• Jak budować relacje z mediami

Kiedy jest sens organizować spotkanie prasowe?

• premiera nowej usługi, produktu np. prezentacja kolekcji ubrań na nowy sezon

• debiut rynkowy np. wejście na polski rynek głośnego, modnego zagranicznego startupu

• ogłoszenie wyników finansowych dużej firmy

• ogłoszenie przełomowego wydarzenia - np. wejście na giełdę

• start lub zakończenie programu społecznego lub edukacyjnego

• kontekst newsowy np. publikacja wartościowego raportu o efektach zakazu handlu w niedzielę

• intrygujący kontekst np. urodziny firmy (ale nie oszukujmy się, trzecie urodziny hurtowni budowlanej mogą nie wystarczyć, żeby ściągnąć śmietankę dziennikarską)
  
  

3. Bądź świadomy, jakich efektów możesz się spodziewać

Rozgłos w mediach - w postaci wzmianek w radiu, tv czy publikacji w prasie lub internecie - to oczywisty efekt, na który zwykle możesz liczyć. O ile spełniasz wymagania z punktu 2.

Na konferencji masz szansę osobiście poznać dziennikarzy i influencerów - a taka znajomość może zaowocować tym, że w większym stopniu zwrócą uwagę na kolejne informacje od Ciebie (Twojej marki).

Wydarzenie dla mediów - zwłaszcza, jeśli jego forma jest bardziej nieformalna - może być świetną okazją do zebrania w jednym miejscu wszystkich przyjaciół i ambasadorów Twojej marki celem zacieśnienia już zbudowanych relacji.

Od czego zacząć planowanie konferencji prasowej?
 

4. Wybierz formę spotkania
 

• Klasyczna konferencja prasowa (briefing prasowy) – ma najczęściej charakter newsowy, służy przekazaniu konkretnych informacji, poinformowaniu dziennikarzy o określonym wydarzeniu. Tego typu event najczęściej odbywa się w siedzibie firmy lub specjalnie do tego dostosowanej przestrzeni, jak np. Centrum Prasowe PAP.

• Śniadanie prasowe – to mniej formalne spotkanie z dziennikarzami, połączone z poczęstunkiem. Ma na celu nie tylko przekazanie interesujących wieści, lecz również budowanie relacji. Jego organizację najlepiej zaplanować w kameralnej restauracji lub przestrzeni coworkingowej, gdzie można zamówić catering.

• Wieczorna impreza (gala) – tego typu event zostaje często uświetniony koncertem, pokazem mody, spektaklem teatralnym lub takimi atrakcjami jak open bar czy wykwintny poczęstunek. Część merytoryczna staje się bowiem pretekstem do zabawy i nawiązywania kontaktów. Tego typu wydarzenie organizuje się z reguły w celu ogłoszenia wyników plebiscytu, premiery nowego produktu lub wspólnego świętowania ważnego dla firmy wydarzenia. Odpowiednią lokalizacją na wieczorną imprezę jest klub wynajęty na wyłączność, sala bankietowa czy specjalna przestrzeń eventowa.

• Warsztaty tematyczne – to forma bardzo atrakcyjna z punktu widzenia gości, którzy są otwarci na nabywanie nowych doświadczeń. Doskonale sprawdza się w celu zaprezentowania nowo otwartej restauracji znanego szefa kuchni (warsztaty kulinarne) czy wprowadzenia na rynek nowej marki kosmetyków (warsztaty z wizażystką). Przeprowadzenie warsztatów wymaga współpracy ze specjalistą, który mógłby podzielić się z gośćmi swoją wiedzą.

• Konferencja połączona z eksperckim panelem dyskusyjnym – sprawdzi się, gdy prezentowany temat jest niejednoznaczny lub skomplikowany. Tego typu konferencja nie dotyczy bowiem pojedynczego newsa, lecz szerszego problemu, który może budzić kontrowersje lub wymaga doprecyzowania. Pokazanie go z różnych punktów widzenia pozwala dziennikarzom na atrakcyjne opracowanie tematu. Co więcej – znane nazwiska cenionych ekspertów sprawią, że zaproszeni przedstawiciele mediów chętniej uczestniczą w konferencji.
  
  

5. Zdecyduj, kto zajmie się organizacją konferencji

Jeśli w Twojej firmie jest dział PR lub eventów, to on powinien być odpowiedzialny za organizację wydarzenia. Jeśli nie ma, skorzystaj ze wsparcia specjalistów - agencji PR lub freelancerów, którzy mają doświadczenie w organizacji spotkań z mediami i znają osobiście dziennikarzy.

Możesz rozważyć opcję organizacji konferencji za pośrednictwem Centrum Prasowego PAP, które jednocześnie może pomóc z dystrybucją pokonferencyjnych informacji prasowych.

6. Ustal budżet, czyli ile kosztuje organizacja wydarzenia

Organizacja spotkania dla dziennikarzy i blogerów jest czasochłonna i może okazać się dość kosztowna. Krótką konferencję prasową w siedzibie firmy możesz oczywiście zrealizować “po kosztach”,  poniżej 2 tysięcy złotych. Jeśli myślisz o wydarzeniu z rozmachem wydasz nawet ponad 100 tysięcy.

Konferencja prasowa w warszawskiej siedzibie PAP (trwająca do 3 godzin) to koszt 1,5 - 4 tys. zł w zależności od wybranej opcji.

Koszt organizacji śniadania prasowego w Warszawie wyniesie 3-5 tys. zł. W cenę wliczone jest:

• wynajęcie prestiżowej restauracji na wyłączność na 4 godziny,
• poczęstunek i napoje dla ok. 20 osób,
• obsługę kelnerską i techniczną.

Czterogodzinne warsztaty tematyczne z majsterkowania (do it yourself) prowadzone przez ekipę Majsterek dla 15-20 dziennikarek i blogerek w klimatycznej pracowni będą kosztować ok. 3 tys. zł (+ koszty cateringu).

Konferencja prasowa połączona z panelem dyskusyjnym w przestrzeni coworkingowej (trwająca max 2 godziny) to koszt ok. 3-6 tys. zł. Oprócz wynajmu przestrzeni i cateringu, w cenę należy wliczyć wynagrodzenie dla prowadzącego panel (jeśli jest to osoba spoza Twojej firmy). Za prowadzenie 20-minutowego panelu eksperci - w tym cenieni dziennikarze - oczekują zwykle od 1 do 5 tys zł.
 

Wybór miejsca na wydarzenie

7. Zdecyduj, jaki rodzaj obiektu pasuje do wybranej przez ciebie formy spotkania

Forma wydarzenia najczęściej narzuca typ lokalu. O ile w przypadku klasycznej konferencji prasowej sprawdzi się odpowiednio przygotowana sala konferencyjna, o tyle na warsztaty czy bankiet lepiej wybrać restaurację lub klub.

Ważne, by miejsce wiązało się z tematem konferencji i charakterem marki.

Nowoczesne firmy mogą śmiało postawić na niesztampowe lokalizacje, jak przestrzeń coworkingowa czy lokal serwujący dania kuchni autorskiej. Marki bardziej tradycyjne, np. finansowe, mogę wybrać eleganckie miejsca, jak np. siedziba giełdy czy sala konferencyjna w hotelu.
 

8. Upewnij się, że lokal spełnia Twoje wymagania “techniczne” i ma wolny termin

Przy wyborze miejsca na spotkanie dla mediów warto zwrócić uwagę na kilka szczegółów:

• lokalizację – tak, by zaproszeni goście nie mieli problemu z dojazdem
• dostępność miejsc parkingowych
• zaplecze techniczne - nagłośnienie, dostęp do projektora
• akustykę
• liczbę gości, którzy zmieszczą się w sali
• układ krzeseł i stolików na sali
• możliwość poczęstunku - czy jedzenie i obsługę możesz zamówić na miejscu, czy musisz dodatkowo poszukać firmy cateringowej do obsługi
• dostęp do WiFi.
  
  

Miejsce na wydarzenie należy zarezerwować odpowiednio wcześniej. Sale bankietowe i  przestrzenie eventowe mają zaplanowane imprezy kilka miesięcy naprzód. Restauracje czy przestrzenie coworkingowe są zwykle bardziej elastyczne, jeśli chodzi o wolne terminy, ale i tak rezerwuj je minimum miesiąc przed planowaną konferencją.

9. Lokale na konferencje prasowe i spotkania z mediami [przykłady]

Wybór miejsc w największych aglomeracjach jest spory - od multimedialnego centrum konferencyjnego, eleganckich sal bankietowych, przez modne kluby po charakterne przestrzenie eventowe. Poniżej kilka inspiracji w każdym mieście. 

Jeśli chcesz porównać oferty kilku lokali, które mają wolny termin, to najwygodniej będzie przy pomocy serwisu Briefly.  Po zaznaczeniu swoich oczekiwań, błyskawicznie otrzymasz rekomendację najlepiej dopasowanych miejsc i jednym kliknięciem możesz wysłać zapytanie do wybranych lokali. Oferty bezpośrednio od lokali otrzymasz na swój e-mail.

Warszawa:

• Centrum Prasowe Pałac Lubomirskich – do dyspozycji są trzy sale konferencyjne, które pozwalają na zorganizowanie spotkań w różnej formie; atrakcyjna wizualnie przestrzeń, bogate zaplecze techniczne, 6-metrową ściana konferencyjna z opcją dedykowanego tła.

• Polska Agencja Prasowa – oferuje salę konferencyjną dla 100 osób, która sprawdzi się podczas organizacji konferencji i śniadań prasowych, briefingów, debat i prezentacji biznesowych. Zapewnia bogate wyposażenie multimedialne i catering.
  
  

Kraków:

• Pawilon Wyspiańskiego – nowoczesny obiekt, zlokalizowany w jednym z najbardziej reprezentacyjnych miejsc Krakowa; wyróżnia się architekturą i efektownymi witrażami według projektu Stanisława Wyspiańskiego.

• Centrum Kongresowe ICE Kraków – do dyspozycji gości jest sala teatralna, audytoryjna, kameralna, zespół sal konferencyjnych oraz przestrzeń ekspozycyjna. Obiekt w pełni przygotowany na organizację różnego rodzaju eventów – od śniadań i konferencji prasowych dla kilkudziesięciu osób po uroczyste gale, szkolenia czy targi.
  
  

Poznań:

• INEA Stadion – doskonała przestrzeń nie tylko na konferencję sportową. Obiekt dysponuje kilkunastoma salami różnej wielkości, które można wynająć na szkolenia, spotkania z dziennikarzami, a nawet targi czy koncerty.

• Hotel Grand Royal –  w hotelowych salach konferencyjnych pomieści się nawet 300 osób. Na życzenie organizatorów obiekt zapewnia catering oraz możliwość skorzystania z eleganckiego lounge baru. Zaletą hotelu jest dogodne położenie, dzięki któremu zaproszeni goście mogą łatwo dojechać zarówno z lotniska, jak i z centrum miasta.
  
  

Wrocław:

• Sukiennice 7 – we wrocławskiej restauracji można zorganizować zarówno wesele, jak i konferencję prasową z ogromnym rozmachem. Wnętrze sali bankietowo-konferencyjnej doskonale sprawdzi się podczas formalnych eventów, podkreślając rangę wydarzenia.

• The Winners Pub – luźna, niezobowiązująca atmosfera, klimatyczne wnętrze i kuchnia na najwyższym poziomie to recepta na zapadające w pamięć śniadanie prasowe lub inny event dla mediów o charakterze lifestylowym.
  
  

Trójmiasto:

• Forum Gdańsk (Gdańsk) – nowoczesna, otwarta na miasto przestrzeń Forum to doskonałe miejsce na zorganizowanie prezentacji biznesowej, konferencji prasowej czy innego prestiżowego spotkania z mediami i partnerami.

• Klub Atelier (Sopot) - lokal położony bezpośrednio przy plaży, blisko słynnego molo, oferuje dwie osobne sale na 55 i 90 osób. Słynie z dobrej muzyki i organizacji imprez kulturalnych.
  
  

Aglomeracja Śląska:

• Katowice Miasto Ogrodów – Instytucja Kultury im. Krystyny Bochenek– w obiekcie może odbywać się jednocześnie kilka eventów, sale są bowiem rozmieszczone na różnych piętrach.

• Międzynarodowe Centrum Kongresowe – czyli słynny katowicki spodek. W budynku organizowane są imprezy kulturalne i widowiska, ale istnieje możliwość wynajęcia przestrzeni na mniejszy event. W budynku znajduje się sala bankietowa, sala wielofunkcyjna, zespół sal konferencyjnych, audytorium, a także restauracja i kawiarnia.
  
  

Kogo zaprosić na wydarzenie, aby przynajmniej połowa gości przyszła?

10.  Stwórz listę gości

Zaproś tylko takie osoby, które faktycznie mogą być zainteresowane Twoim tematem. Im dokładniej przemyślana i dopracowana lista, tym większa szansa, że się pojawią. Nie ma sensu liczyć na przypadkowych gości.

Kogo zaprosić?

• wybierz dziennikarzy, którzy już kiedykolwiek o Twojej firmie pisali i/lub masz z nimi jakieś relacje;

• dodaj osoby, które kiedykolwiek pisały/ robiły programy o zagadnieniach zbieżnych z tematem Twojej konferencji oraz takie, do których bardzo chcesz dotrzeć (na pewno takie są!);

• przejrzyj media tradycyjne - ale i społecznościowe - pod kątem publikacji z ostatnich miesięcy, które poruszały tematy bliskie Twojej firmie. Możesz do tego wykorzystać takie narzędzia jak Brand24, Sentione, Newspoint albo Buzzsumo.

Co ważne, na konferencji – zwłaszcza, jeśli jest osadzona w kontekście lifestylowym lub kulturalnym, albo po prostu jest bardziej nieformalnym wydarzeniem – warto zaprosić nie tylko dziennikarzy. Zaproś influencerów, blogerów, partnerów biznesowych czy przedstawicieli zaprzyjaźnionych instytucji i organizacji.
 

11. Zaproś z wyprzedzeniem 2-3 tygodniowym

Im szybciej zaprosisz tym lepiej - niech goście odpowiednio wcześniej zarezerwują sobie termin.

Oczywiście wiele zależy od formy wydarzenia - jeśli będzie to duża wieczorna impreza dla mediów i blogerów - zaproś ich co najmniej z miesięcznym wyprzedzeniem. W przypadku bardziej newsowych konferencji prasowych - spokojnie wystarczy wysłać zaproszenia dwa tygodnie wcześniej.

Na 2-3 dni przed samym wydarzeniem przypomnij się telefonicznie osobom, na których obecności najbardziej Ci zależy.
 

12. Formę zaproszenia dopasuj do rodzaju konferencji

Sposób zaproszenia zależy od formy spotkania z mediami. Jeśli jest to typowa newsowa konferencja prasowa czy śniadanie prasowe, wystarczy mailowe i telefoniczne zaproszenie.

Doświadczeni PR-owcy mają zbudowane relacje, i mogą się pokusić o zaproszenie znajomych dziennikarzy za pośrednictwem mediów społecznościowych (przede wszystkim Messenger, ale też Twitter czy LinkedIn).

Jeśli wydarzenie dla mediów jest mniej sztampowe, zrób coś kreatywnego, powiązanego z tematem konferencji. Zaproszenie stylizowane na mandat karny; kluczyk, który będzie mógł COŚ otworzyć w trakcie wydarzenia; gadżet z nowej kolekcji - niech pomysł odzwierciedla temat spotkania.
 

13. Treść zaproszenia na konferencję prasową [przykład]

“Firmy młodych Polaków” - zaproszenie na śniadanie prasowe

20 lipca o godz. 10 w {NAZWA LOKALU} odbędzie się śniadanie prasowe inaugurujące program edukacyjny XYZ , którego celem jest rozwój przedsiębiorczości wśród młodzieży.

Podczas spotkania, wspólnie z zaproszonymi gośćmi ze świata biznesu i nauki {wymienić 2-3 nazwiska}, będziemy dyskutować o barierach rozwoju przedsiębiorczości w Polsce, edukacji dla innowacyjności oraz o założeniach programu edukacyjnego XYZ.

Akredytacje prosimy zgłaszać mailowo na adres {e-mail} do 19 lipca do godziny 12.00

Przebieg konferencji - o czym pamiętać
 

14. Przed konferencją przygotuj szczegółowy scenariusz i podział zadań

Bez względu na to, czy spotkanie dla mediów planowane jest na 10 czy na 100 osób, zaplanuj - niemal minuta po minucie - co się będzie po kolei działo.

Dobrze przemyśl, w jaki sposób przekazać informacje, na których Ci zależy:

• Czy wystarczy opowiedzieć o nowym produkcie, czy też konieczne będzie zaprezentowanie jego działania? A może dziennikarze samodzielnie powinni wypróbować dany produkt lub usługę?

• Czy cel jest formalny i wymaga uroczystej oprawy, czy też korzystniejsza będzie prezentacja w luźniejszej, przyjacielskiej atmosferze?
   

Niech każdy z organizatorów konferencji spotkania zna swoją rolę. Ustal przed konferencją prasową takie szczegóły, jak:

• Czy chcemy rejestrować gości i/lub sprawdzać akredytacje? W jaki sposób to będziemy robić i kto jest za to odpowiedzialny?

• Kto wita gości? Kto ich “zabawia” rozmową? Kto będzie dbał np. o wymianę wizytówek?

• Kto odpowiada za techniczną stronę konferencji?

• Czy chcemy, by dziennikarze wyszli po spotkaniu z gotowymi presspackami (zestaw gotowych informacji do wykorzystania przez media w formie elektronicznej lub drukowanej)?

• Czy chcemy przekazać gościom drobne upominki?
  
  

15. Ustal, kto prowadzi konferencję i odpowiada na (niewygodne) pytania dziennikarzy

Zdecyduj, kto jest odpowiedzialny za otwarcie i zamknięcie wydarzenia oraz za ewentualne przedstawienie uczestników spotkania.

Jeśli w trakcie konferencji ma zostać przekazana kluczowa informacja dotycząca rozwoju Twojej firmy, niech zrobi to zarząd. Wystąpienie prezesa czy członka zarządu firmy - zwłaszcza jeśli są to mało uchwytne osoby - jest dobrze widziane przez dziennikarzy.

Bądź dobrze przygotowany merytorycznie do spotkania. Nie daj się zaskoczyć pytaniami, jakie mogą się pojawić. Bądź przygotowany także na te niewygodne! 

16. Ramowy harmonogram konferencji [przykład]:

10.00 - 10.10 - otwarcie konferencji, przywitanie gości {imię i nazwisko, stanowisko}
10.10 - 10.20 - prezentacja założeń programu edukacyjnego XYZ, przedstawienie wniosków z badania, {imię i nazwisko prelegenta, stanowisko}
10.20 - 11.00  - panel dyskusyjny {TYTUŁ} z udziałem zaproszonych gości {imiona i nazwiska}
11.00 - 11.30 - sesja pytań z sali, networking

Po konferencji - jak wykorzystać efekt spotkania?
 

17. Buduj i podtrzymuj relacje!

Podziękuj - indywidualnie! - gościom za ich obecność na konferencji. Jeśli wcześniej ich nie znałeś, wspomnij krótko, w jakich obszarach tematycznych porusza się Twoja marka, i w czym możesz osobiście pomóc dziennikarzowi w przyszłości. Niech Cię zapamiętają.

Jeśli na spotkaniu obecne były osoby, z którymi masz jakieś relacje, poproś je o informację zwrotną co myślą o samej konferencji, czy coś dzięki niej zyskali, co by zmienili, itp.
 

18. Wyciągnij wnioski

Zanalizuj, co dzięki konferencji prasowej udało się osiągnąć.  Odpowiedz sobie na kilka pytań:

1. Czy udało się zrealizować założony cel?

2. Co się nie powiodło i jakie są tego powody? Brak czasu na odpowiednie przygotowanie; zły termin wydarzenia (np. pokrywający się z innym wydarzeniem); a może przyczyny zupełnie niezależne (np. w tym czasie media żyły zupełnie innym głośnym tematem)?

3. Z jakimi dziennikarzami/ influencerami/ ekspertami udało Ci się nawiązać kontakt lub podtrzymać relacje przy okazji tego wydarzenia? Jak wykorzystać nawiązane w ten sposób znajomości długofalowo?

4. Jakie publikacje - oraz jaka jest ich jakość, zasięg i wydźwięk - udało się osiągnąć w efekcie organizacji wydarzenia? Podsumuj nie tylko publikacje w mediach, ale także zasięg w social media (Twitter, LinkedIn, Instagram, Facebook).

5. Czy jesteś osobiście zadowolony z realizacji wydarzenia? Co sam byś poprawił następnym razem?
    
   
   

* Bonus: na konferencji prasowej zawsze bądź szczery jak Tony Stark (I am Iron Man).

Zuzanna Szybisty 

Współzałożycielka Briefly, odpowiedzialna za content marketing i PR. Współzarządzająca agencją PR Profeina, od 7 lat współpracuje z polskimi i zagranicznymi startupami i firmami technologicznymi w zakresie szeroko rozumianej komunikacji.